Bestandsoptimierung zur Reduzierung der Finanzierungskosten

Bestandsoptimierung zur Reduzierung der Finanzierungskosten
Bestandsoptimierung

Bestandsoptimierung geht einher mit Bestandsmanagement und Bestandscontrolling. Diese Aktivitäten benötigen Ressourcen. Sind die damit verbundenen Kosten denn gerechtfertigt in einer Zeit, wo doch Finanzierungen zu historisch niedrigen Zinsen angeboten werden?

Oft gehören Bestände einfach zum Geschäft dazu. Ohne sie geht es nicht, und jeder hat sich an sie gewöhnt. Sie geben Sicherheit, und solange sie die Prozesse im Unternehmen nicht stören, gibt es wenig Anlass zum kritischen Hinterfragen. Auch wird in vielen Fällen die Verbindung zwischen Bestandsmanagement und Einkaufsplanung nicht gesehen. In der Konsequenz trägt das Unternehmen Kosten und unterwirft sich unnötigen Beschränkungen, deren Wirkung an anderer Stelle unerwartet deutlich wird.

Es ist daher sinnvoll, sich die Konzepte, die hinter den Begriffen Bestandsoptimierung, Bestandsmanagement und Bestandscontrolling stehen, näher anzusehen, um die Verbindung zur Einkaufsplanung und den Konsequenzen in der Unternehmensfinanzierung zu kennen.

Bestandsoptimierung Ablauf

Ein aktives Bestandsmanagement ist der zentrale Ausgangspunkt der weiteren Prozesse. Das Bestandsmanagement gibt dezidierte Antworten auf die Frage: welche Artikel werden wie im Bestand geführt?

Im ersten Schritt definieren Einkauf, Produktion/Beschaffung und Verkauf aktiv das Produktangebot und grenzen die im Angebot geführten Artikel oder Warengruppen untereinander ab. Es ist das Ziel dieser Übung, zwischen lagergeführten und auftragsbezogenen Beständen zu unterscheiden da diese unterschiedlichen Regeln zur Bestandsoptimierung unterworfen sind. Weiterhin sollten sie entsprechend im Bestandscontrolling abgebildet werden.

In einem zweiten Schritt wird für die lagergeführten Artikel oder Warengruppen eine Umschlagshäufigkeit definiert. Das ermöglicht eine Klassifizierung: Die ABC – Analyse ist eine gängige und effiziente Methode. In vielen Fällen genügt eine Unterteilung in Schnell- und Langsamdreher. Auch bei den auftragsbezogenen Beständen ist es möglich, Zielwerte für eine Lagerdauer anzugeben. Diese wird aus der im Kundenauftrag festgelegten Servicevereinbarung abgeleitet.

Diese im Bestandsmanagement geschaffenen Voraussetzungen machen ein effizientes Bestandscontrolling möglich. Regelmäßig werden die Bestände nach den festgelegten Einteilungen erhoben, gegen die Zielwerte gespiegelt und auf Abweichungen und Ursachen analysiert. Im Rahmen der Analysen werden die einzelnen Artikel oder Warengruppen in Bezug gesetzt zu dem jeweiligen Bestand an Verkaufsaufträgen oder einer entsprechenden Verkaufsplanung. In den Fällen wo eine derartige Vorausschau nicht möglich ist kann der Blick auf historische Verbräuche eine verwertbare Referenz bieten.

Dieser Abgleich ermöglicht das Bestimmen der Lagerreichweite bezogen auf den Artikel oder die Warengruppe. Diese Größe ist wiederum von wesentlicher Bedeutung in dem Vergleich zu den Wiederbeschaffungszeiten, anhand denen eine proaktive Einkaufsplanung erst möglich ist. Jeder Artikel oder jede Warengruppe deren Lagerreichweite in die Nähe der Wiederbeschaffungszeit fällt sollte beschafft werden. Dort, wo die Wiederbeschaffungszeit länger ist als die Lagerreichweite sind Bestandslöcher und Verspätungen vorhersehbar.

Das Bestandsmanagement schafft die Struktur und das Bestandscontrolling liefert die Kennwerte, die eine Einkaufsplanung ermöglichen. Erst damit ist die Basis geschaffen für eine Bestandsoptimierung.

Beispiel

Der Einfachheit halber nehmen wir ein Unternehmen an, dass im Rahmen von seinem Bestandsmanagement beschlossen hat, mit zwei Artikeln das Geschäft zu betreiben.

Ermittlung der Umschlaghäufigkeit auf Jahresbasis:

Artikel A: durchschnittlicher Bestandswert* = 50.000 €, Jahresumsatz 150.000 €.
Umschlagshäufigkeit ist 0,33 (50/150 = 0,33),
umgerechnet in Zeiteinheiten ist die Umschlagshäufigkeit 4 Monate (12 Monate * 0,33)

Artikel B: durchschnittlicher Bestandswert* = 60.000 €, Jahresumsatz 80.000 €.
Umschlagshäufigkeit ist 0,75 (60/80 = 0,75),
umgerechnet in Zeiteinheiten ist die Umschlagshäufigkeit 9 Monate (12 Monate * 0,75)

*Berechnung: durchschnittlicher Bestandswert
(Jahresanfangsbestand in € + Jahresendbestand in €) / 2;
alternativ für eine präzisere Bestimmung (Anfangsbestand in € + ∑ Monatsendbestand in €) / 13

Ermittlung der Lagerreichweite:
Artikel A: Aktueller Bestandswert 55.000 €,
Verkaufsplanung: Ø 15.000 € / Monat
Planung Monat 1: 17.000 €, Monat 2: 12.000, Monat 3: 13.000 €, Monat 4: 18.000 €
Lagerreichweite = 3,6 Monate

Artikel B: Aktueller Bestandswert 70.000 €,
Verkaufsplanung: Ø 5.750 €/Monat
Planung Monat 1: 7.000 €, Monat 2: 3.000, Monat 3: 5.000 €, Monat 4: 8.000 €
Lagerreichweite = 12,2 Monate

Kennwerte und Einkaufsplanung
Das Bestandscontrolling stellt folgende Kennzahlen zur Verfügung wobei
U = Umschlagshäufigkeit, L = Lagerreichweite, W = Wiederbeschaffung
Artikel A: U = 4,0 Mo, L = 3,6 Mo, W = 2 Mo
Artikel B: U = 9,0 Mo, L = 12,2 Mo, W = 12 Mo

Für die Einkaufsplanung ergeben sich folgende Prioritäten:

  1. Artikel B: unmittelbarer Handlungsbedarf – bestellen, genauere Abstimmung mit Verkauf
  2. Artikel A. ca. 1 Monat Zeit bevor Einkaufsbestellungen ausgelöst werden müssen
    Möglichkeiten zur Bestandsoptimierung

Der Kennzahlen zeigen ein Potential zur Optimierung im Bestand von Artikel A: Die Wiederbeschaffungszeit liegt deutlich unter der Umschlagshäufigkeit und der aktuellen Lagerreichweite. Mit geeigneten Einkaufskonzepten wie just-in-time Belieferungen könnte der mittlere Lagerbestand um bis 50 % reduziert werden und somit die nötige Finanzierung um 25.000 € verringern.
Bei dem Artikel B gibt es aktuell kein Optimierungspotential. Bedingt durch die lange Wiederbeschaffungszeit muss bei diesem Artikel die Versorgungssicherheit im Vordergrund stehen. Zum Beispiel könnte ein Teil der Bestandsoptimierung von Artikel A für einen Sicherheitsbestand für Artikel B eingesetzt werden.

Reduzierung der Finanzierungskosten

Unser Beispiel zeigt ein Optimierungspotential bei den im Bestand gebundenen Mitteln. Es lohnt sich, die Möglichkeiten zur Nutzung von diesem Optimierungspotential genauer zu verfolgen. Die Gleichung zwischen Mittelherkunft und Mittelverwendung zeigt die Zusammenhänge auf:

Mittelherkunft in € = Mittelverwendung in €

Mittelherkunft = Innenfinanzierung + Aussenfinanzierung + Auflösung von Liquiditätsreserven

Mittelverwendung = Investitionen + Bedienung Fremdkapital + Ausschüttung Eigentümer

Für das Unternehmen bietet die Nutzung des aufgezeigten Optimierungspotential wenigstens zwei konkurrierende Alternativen:

Mit dem verringerten Bestand führt das Unternehmen seine Aussenfinanzierung zurück und verringert gleichzeitig die Belastungen aus der Bedienung von Fremdkapital. In dieser Rechnung werden zu Recht die gängigen Geldmarktkonditionen als Einsparungsgröße herangezogen.

Anders sieht es aus wenn das Unternehmen den Finanzierungsrahmen nicht verändert und die freiwerdenden Mittel für Investitionen einsetzt. Investitionsprojekte bieten einen ‚return on investment‘, der nicht ohne Grund als Zinsfuß abgebildet wird. Das erlaubt eine Kosten-Nutzen- Analyse und ein Vergleich mit den Geldmarktkonditionen. Üblicherweise erzielen Unternehmen mit Investitionen deutlich höhere Verzinsungen als im Geldmarkt. Im Mittel sind Werte um die 10 – 15 % nicht ungewöhnlich. Daher ist es möglich, beide sich bietenden Alternativen von der Kostenseite zu betrachten: Bedienung von Fremdkapital einerseits, entgangenes ‚return on investment‘ andererseits; Die Differenz zwischen beiden zeigt die Opportunitätskosten der getroffenen Entscheidung.

Die wahren Kosten für zu hohe Bestände liegen in den Opportunitätskosten. Anders als überall verfügbare Information zum Geldmarkt sind diese Größen nicht einfach zu greifen. Es ist aber sicher anzunehmen, dass diese um ein Vielfaches über den bekannten, greifbaren Geldmarktkonditionen liegen. Aus diesem Grund vergeben viele Unternehmen wertvolle Kapazität für Investitionen indem sie nicht mit der nötigen Konsequenz das in den Beständen liegende Optimierungspotential ausschöpfen. Diese Investition lohnt sich immer.

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